Evaluar las necesidades y considerar el uso de los servicios

Definir las necesidades funcionales de una ciudad para su necesidad de abastecimiento actual

El proceso de la contratación pública circular comienza haciendo las preguntas correctas. Para la próxima licitación, considere indicar las necesidades funcionales que desea adquirir, es decir, indicar para qué propósito servirá el producto o servicio en lugar de prescribir un producto o servicio específico. Al formular preguntas abiertas y comunicar las necesidades funcionales y los resultados previstos, es probable que cree oportunidades para que los proveedores satisfagan esas necesidades de formas más innovadoras y creativas.

Además, al repensar las necesidades funcionales, el gobierno o departamento de una ciudad puede darse cuenta de que no es necesario comprar nuevos productos y que, en su lugar, podría reutilizar los activos que ya posee. El municipio también puede descubrir que los productos o servicios alternativos satisfacen mejor estas necesidades funcionales.

Preguntas a considerar:

• ¿Cuáles son las necesidades funcionales del departamento o ciudad? ¿Cómo se definen esas necesidades funcionales?

• ¿Es necesaria la contratación? ¿Cómo se pueden evitar compras innecesarias? ¿Qué productos o activos de propiedad de la ciudad podrían renovarse, repararse, remanufacturarse, modernizarse o actualizarse para satisfacer las necesidades actuales de compra/abastecimiento?

• ¿Es posible preguntar primero a otros departamentos si tienen suministros de los productos y materiales que necesita?

• ¿Es posible preguntar a los proveedores cómo pueden satisfacer mejor sus necesidades de impresión, movilidad e iluminación en lugar de definir especificaciones técnicas para impresoras, vehículos o bombillas?

Ejemplos

• El Departamento del Senado en Ambiente de la ciudad de Bremen poseía una flota de 11 autos. Pero la tasa de utilización fue baja, con la mayoría de los autos usados menos de tres horas al día. Por lo tanto, el departamento decidió cambiar a un servicio local de vehículos compartidos con un sistema de reserva en línea. Al reevaluar las necesidades funcionales del departamento, los empleados obtuvieron acceso a una flota de vehículos más flexible y eficiente, incluidos vehículos eléctricos, y la ciudad ahora ahorra en costos relacionados con el servicio y las tarifas de estacionamiento.

Recursos

• El libro “contratación circular en 8 pasos” proporciona pasos prácticos para integrar los principios de la economía circular en un proceso de contratación. El paso tres del libro explica cómo formular sus necesidades funcionales.

• Como parte de su Kit de herramientas de capacitación GPP, la Comisión Europea ha desarrollado un módulo sobre evaluación de necesidades para la contratación pública. El módulo alienta a los compradores públicos a considerar cómo se pueden satisfacer las necesidades de una manera más sostenible..