Involucrar departamentos relevantes

Involucrar a los actores internos relevantes antes de que se emita la licitación

Una vez que el departamento o ciudad haya definido lo que adquirirá, es importante involucrar al departamento y al personal que participarán en el proceso de contratación, así como a los que gestionan el contrato y el producto o servicio. Identifique a los oficiales de contrataciones que prepararán los documentos y discuta con ellos cuáles deben ser los requisitos y criterios para el contrato. Involucrar a los departamentos y colegas que administrarán la relación con los proveedores y supervisarán el activo, el producto o el servicio que se adquiere puede fomentar la incorporación de los principios de la economía circular durante todo el período de contratación y al final de la fase de uso.

Preguntas a considerar:

• ¿Ha identificado y comprometido a los departamentos y miembros del personal pertinentes? Identifique: + Quiénes son el personal de abastecimiento estratégico que puede contratar

  + De quién es la experiencia necesaria para el desarrollo de los criterios y requisitos

  + Las diferentes funciones y responsabilidades a lo largo del proceso de contratación (por ejemplo, preparar los documentos de licitación, gestionar los contratos con los proveedores, gestionar los activos y productos a lo largo de su ciclo de uso, garantizar que la licitación cumpla con los resultados esperados)

• Cómo es posible fomentar la colaboración y la cooperación entre los diferentes departamentos a lo largo del proceso de contratación

Ejemplo

La Lista de verificación para implementar contrataciones públicas ecológicas (GPP) en Bután ha sido diseñada como parte del proyecto GPP Bután para ayudar a los encargados de la contratación pública y a los encargados de formular políticas de Bután a comenzar a comprar bienes y servicios ecológicos y sostenibles. La lista de verificación tiene como objetivo ayudar a los compradores a hacer las preguntas correctas a colegas, proveedores y usuarios finales para garantizar que los procesos de contratación se mejoren gradualmente para abarcar la relación calidad-precio a lo largo del ciclo de vida.

Recurso

• El módulo de aprendizaje "Estrategia de contratación de edificios" de la Agenda Urbana para la UE proporciona una guía sobre las funciones y responsabilidades de los funcionarios de la ciudad en todo el proceso de contratación pública.